Inzwischen ist zwar ein halbes Jahrzehnt vergangen, doch das Thema Output-Management hat sich noch immer nicht in den Köpfen der Unternehmer verankert. Dabei könnten die Firmen dadurch bares Geld sparen, wie andere Marktstudien immer wieder belegen: Laut der Analysten machen die Druckkosten eines typischen Unternehmens zwischen sechs und zwölf Prozent der Einnahmen aus. Und mehr als die Hälfte davon wären vermeidbar, wenn Unternehmen dafür ein Bewusstsein besäßen. Kostenfresser sind unter anderem höchst unterschiedliche Drucker- und Faxgeräte, für die die Beschaffung unterschiedlichste Verbrauchsmaterialien auf Lager halten muss. Laut Fachmagazin „LAN-Line“ liegen in einem beispielhaften mittelständischen Unternehmen mit etwa 160 Systemen, zirka 55 verschiedenen Verbrauchsmaterialien und einem monatlichen Druckvolumen von rund 6.000 Farb- sowie 200.000 Schwarz-Weiß-Seiten rund 10.000 Euro das ganze Jahr über in Form von Vorräten in den Schränken.
Und es kommt noch schlimmer: Durch Druckerausfälle entstehen laut einer Studie von Canon Europa pro Unternehmen in Europa Kosten in Höhe von 17.000 Euro pro Jahr. Für die Gesamtheit der europäischen Unternehmen belaufen sich die jährlichen Kosten auf 663 Milliarden Euro.
Doch was genau verbirgt sich eigentlich unter dem Begriff „Output-Management“? Die Antwort klingt dem ersten Anschein nach einfach: Output-Management-Systeme sorgen dafür, dass ein bestimmtes Dokument im richtigen Format, zur richtigen Zeit, auf kostengünstigstem Weg zuverlässig beim richtigen Empfänger ausgegeben wird. Output Management ist also ein Teilbereich des Informationsmanagements im Unternehmen, das dem Enterprise Content Management (ECM) untergeordnet ist.
In der Praxis heißt das: Output-Management-Lösungen von Herstellern wie Kycera sorgen unter anderem dafür, dass der Output von Dokumenten auf dem Gerät erfolgt, das den Job am wirtschaftlichsten erledigen kann. Sie ermöglichen, die Verwendung von Farbe zu steuern und beispielsweise Outlook-Dokumente automatisch nur in Schwarz-Weiß zu erlauben. Sie stellen sicher, dass sensible Dokumente nicht ungeschützt in Druckerschächten auf die Abholung warten, sondern drucken erst nach Authentifizierung des Nutzers vor Ort. Und sie ordnen Ausdrucke und Kopien Anwendern und Abteilungen zu und sorgen so für einen Überblick darüber, wer in der Firma welche Druckkosten verursacht.
Die Liste der Vorteile, die auf Wikipedia.de zusammengetragen wurden, ist lang:
- Druckkosteneinsparung
- Reduzierung der Lagerhaltungskosten
- Reduzierung der Überschussproduktion von Papier und Broschüren
- Reduzierung der Hard- und Softwarekosten
- Portokosten-Optimierung durch Sendungszusammenführung und externe Konsolidierung
- Bessere Nutzung der Personalressourcen
- Senkung der Betriebskosten (Papier, Toner...)
- Höhere Verfügbarkeit der Systeme (Hochleistungsdrucker, etc.)]
- Zentrale Dokumenten- und Formularverwaltung
- Auflösung physischer Formularverwaltung und Formularbevorratung
- Vermeidung von Formularvordrucken
- Ausgabe auf verschiedenen Plattformen
- Einheitliches Erscheinungsbild (CI-konformes Layout)
- Elektronische Archivierung des Outputs in der passenden Kundenakte und Fortschreibung in der CRM-Historie
- Permanent stabile Druckqualität bei schnellerem Druckoutput
- Durchgängige Revisionssicherheit
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Flexibilität in den Postverarbeitungsprozessen
- Hoher Individualisierungsgrad (Serien-Output mit individuellen Bestandteilen)
- Steigerung der Kostenstellentransparenz
- Einheitlicher, verschlüsselter Druck-Workflow
- Ereignis- / Prozessbezug bei der Zusammenführung durch systemgestützte Vollständigkeitsprüfung
Wie erfolgt die Implementierung?
Während IT-Infrastrukturen wie Netzwerke, Clients und Server meist effizient und optimiert eingesetzt werden, fehlt der Druckinfrastruktur in deutschen Unternehmen ein gezieltes Management. Die Gründe sind einfach, wie Oliver Jendro, Gründer des Output-Management-Beratungsdienstleisters Dokulife Consulting & Research, auf Mittelstandswiki.de formuliert: „Über lange Zeit wurden Kopierer und Arbeitsplatzdrucker vom Zentraleinkauf beschafft - nur über den Preis und nicht nach den tatsächlichen Anforderungen. Die Anforderungen werden indes von einzelnen Abteilungen im Unternehmen angemeldet und nicht über eine einheitliche Bedarfsanalyse ermittelt – mit der Folge, dass eine uneinheitliche, teure und in der Verwaltung sehr aufwändige Druckerinfrastruktur entsteht. Erschwerend kommt hinzu, dass der Einkauf von Verbrauchsmaterialen (Toner und Tinte) faktisch häufig über die Abteilungen organisiert ist, meist über die Hintertür „Geringes Wirtschaftsgut“ (GWG) am Zentraleinkauf vorbei.“ Die Folge: Unternehmen verschenken Geld - und wissen es meist nicht einmal.
Wer diesen Missstand beheben will, muss laut Jendro als erstes eine zentrale Stelle für die gesamte Druckerinfrastruktur schaffen. „Diese Stelle hat dann die Oberhoheit über die Bedarfsanalyse, die Beschaffung sowie die Etablierung und Wartung der Druckinfrastruktur. Am besten übernimmt die IT-Abteilung, die im Bereich IT-Management am meisten Erfahrung hat, auch das Output Management. Die Beschaffung sollte dagegen in Absprache mit der IT-Abteilung weiterhin über den Einkauf erfolgen, weil dort die Verhandlungskompetenz am größten ist“, so Jendro.
Anschließend gilt es, dem historisch gewachsenen Wildwuchs bei Ausgabegeräten den Garaus zu machen. Hier ist eine Bestandsaufnahme des gesamten Parks an Druckern, Faxgeräten, Kopierern und Scannern der nächste logische Schritt. Darüber hinaus muss analysiert werden, welche Systeme an welchem Platz stehen, ob sie in bestehende Arbeitsabläufe gut integriert sind und wie stark ihre Auslastung ist. Hier gilt die Faustregel: Erst bei einer Auslastung von 15 Prozent kann von einem wirtschaftlichen Einsatz der Geräte gesprochen werden.
Darüber hinaus erfordert ein optimaler Output auch einen optimalen Input. Das bedeutet in der Praxis: Unternehmen müssen sich von der reinen Papierform verabschieden und den gesamten Input eines Unternehmens digitalisieren. Das einfache Scannen von Papierdokumenten ist allerdings sehr arbeitsaufwändig und verursacht zunächst hohe Kosten, die allerdings schnell allein damit amortisiert werden können, dass die Dokumente nicht für jede Abteilung erneut kopiert und abgeheftet werden müssen, sondern im Rahmen des Trends zum papierlosen Büro einfach digital für jeden Befugten per Mausklick zur Verfügung stehen.
Da eine Ist-Analyse sämtlicher im Unternehmen anfallender Druckanwendungen und der dahinterstehenden Prozesse nicht ganz trivial ist, empfiehlt Jendro - nicht ganz uneigennützig - das Hinzuziehen eines unabhängigen Beraters. „Systemhäuser bieten auch Beratung zur Druckkostenoptimierung an. Doch weil das eigentliche Geld mit dem Abschluss von Serviceverträgen oder dem Verkauf von Hardware verdient wird, bekommt der Kunde nicht immer wirklich auf den Kundennutzen otpimierte Konzepte“, kritisiert er. Kosten müssen für einen unabhängigen Berater übrigens nicht entstehen. „Bei erfolgsbasierten Kostenmodellen ist das Honorar direkt an die Einsparungen durch die Beratung gekoppelt. Wird durch die Beratung nichts gespart, entfällt auch das Honorar“, so Jendro.
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