Es ändert sich etwas im deutschen Ausschreibungswesen. Vom 1. Januar 2010 an schreibt die öffentliche Hand ihre Ausschreibungen nur noch über E-Vergabe-Plattformen aus. Nur unter speziellen wirtschaftlichen Ausnahmebedingungen kann es zu Sonderregelungen kommen.
Früher musste man in Ausschreibungsblättern und Zeitschriften recherchieren, um sich über in Frage kommende Ausschreibungen zu informieren, Unterlagen anfordern und dann sein Angebot per Post an die entsprechenden Stellen schicken. Dieser Prozess wird durch die E-Vergabe optimiert. Heute erleichtern Datenbanken, in denen Ausschreibungen nach Schlagworten sortiert abgespeichert sind, diese Arbeit. Die Unterlagen werden per Mail gesendet oder gleich komplett über das Portal abgewickelt.
Das spart vor allem Zeit in der Bearbeitung und beim Postweg, aber auch die Kosten für die postalische Abwicklung entfallen. Durch standardisierte Formulare und genormte Prozesse profitieren Unternehmen aber auch in punkto Formsicherheit. Sollten sie etwas Falsches eingeben oder eine Frist verpassen, bekommen sie eine direkte Rückmeldung über die E-Vergabe-Plattform.
Verschiedene Vergabeformen
Bei Ausschreibungen entscheidet man unter drei Vergabeformen: Liegt die Ausschreibung über einem gewissen Auftragswert, muss sie öffentlich im Amtsblatt bekannt gemacht werden:
+ Beim offenen Verfahren können nach der öffentlichen Ausschreibung alle Interessenten ein Angebot abgeben.
+ Wenn eine öffentliche Ausschreibung in ihrem Aufwand in einem unangemessenen Verhältnis zum Auftragswert steht oder besondere Geheimhaltung oder Dringlichkeit gefragt ist, darf auch beschränkt ausgeschrieben werden. Hier fordert der Auftraggeber nur bestimmte Teilnehmer zur Angebotsabgabe auf.
+ Sollte sowohl die öffentliche als auch die beschränkte Ausschreibung nicht zum Erfolg führen, oder sich der Bewerberkreis durch besondere Marktgegebenheiten begrenzen, zum Beispiel durch Patente, kann die Vergabe nach einer vorherigen Markterkundung auch freihändig vergeben werden. Hier werden Verhandlungen mit dem jeweiligen Unternehmen geführt.
So funktioniert das System im Detail
Will ein Unternehmen an einer elektronischen Ausschreibung teilnehmen, muss es sich zunächst auf der entsprechenden E-Vergabe-Plattform registrieren. Nach der Eingabe der Firmeninformationen wie Adresse und Telefonnummer besteht in der Regel auch die Möglichkeit, das eigene Unternehmen einer Branche zuzuordnen. Dies ist sinnvoll, weil dadurch ein Unternehmen im Falle von beschränkten Ausschreibungen auch gezielt von einem Auftraggeber gesucht und kontaktiert werden kann. Eine Kategorisierung entspricht immer einem CPV-Code. Dies ist eine europaweit festgelegte Kategorisierung.
Damit sich niemand einen Scherz erlauben und einfach eine andere Firma registrieren kann, werden sämtliche Anmeldeinformationen nach Abschluss per Mail an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt. Erst nach Bestätigung durch den in der Mail integrierten Link ist die Anmeldung bei der E-Vergabe-Plattform gültig. In der E-Mail enthalten ist auch ein Passwort, mit dem sich Unternehmen erstmals auf der Plattform anmelden können. Zur Sicherheit sollte dieses allerdings nach dem ersten Anmelden geändert werden.
Nach der Anmeldung können Unternehmen in den Bekanntmachungen recherchieren und über das System auch ihre laufenden Angebote und Projekte pflegen. Ist eine interessante Ausschreibung gefunden, können per Mausklick weiterführende Informationen online angesehen und als PDF heruntergeladen werden. Daneben ist es möglich, potenziell interessante Ausschreibungen in einer Liste vorzumerken.
Sind die weiterführenden Informationen noch immer interessant, führt, können Sie sich für die Ausschreibung freischalten lassen. Etwaige Kosten werden deutlich angezeigt und müssen vom Unternehmen noch mit einem Mausklick bestätigt werden. Die Mehrheit der Ausschreibungen bieten jedoch kostenlose Freischaltung an.
Wenn die Vergabestelle Ihre Anmeldung geprüft hat, bekommen Sie alle Unterlagen und können alle Informationen zum Projekt in einem Projektraum einsehen. Hier finden sich alle Ausschreibungen, für die das Unternehmen bereits freigeschaltet ist. Wollen Sie nun für ein Projekt ein konkretes Angebot abgeben, -> Bietertool.
Im Bietertool finden Sie nochmals sämtliche Informationen und Vertragsdaten zum Projekt und können hier in einem vorgefertigten Formular Ihr Angebot abgeben – inklusive Zahlungsziel und Skonto. Darüber hinaus können Sie hier eigene Dokumente – etwa Bauzeichnungen – hochladen. Anschließend müssen Sie nur noch auf den Button „Angebotsabgabe“ klicken und können dann entscheiden, in welcher Form Sie das Angebot abgeben möchten: Schriftlich oder digital und mit welcher Signatur. Vor dem endgültigen Verschicken prüft ein Assistent automatisch die Plausibilität des Angebots und weist auf etwaige Fehler hin.
Falls ein Unternehmen im Nachhinein ein Angebot zurückziehen möchte, kann man dies innerhalb des Projektraum tun. Darüber hinaus wird ein Angebot automatisch zurückgezogen, sobald man ein neueres Angebot einreicht.
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