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Möglich wird der elektronische Rechnungsversand, der auf Papier komplett verzichtet, durch neue europaweite Richtlinien – in Deutschland durch das so genannte Signaturgesetz vom 16. Mai 2007 umgesetzt. Dieses besagt unter anderem, dass elektronische Rechnungen im gleichen Maße wie eine Rechnung auf Papier zum Abzug der Vorsteuer berechtigen, wenn sie über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen. Sie ist ihrer Funktion nach der handschriftlichen Unterschrift auf einem Dokument vergleichbar, führt also eine Kennung desjenigen mit, der signiert bzw. die Rechnung verschickt hat, und soll nachträgliche Veränderungen am Rechnungsdokument ausschließen. Natürlich dürfen Unternehmen ihre Rechnungen im Prinzip auch ohne eine solche Signatur einfach als angehängtes PDF versenden. Doch dann können die Rechnungsempfänger die enthaltene Umsatzsteuer bei ihrer Vorsteuer nicht geltend machen.

Die wahre Arbeit hat der Empfänger

Um Rechnungen gesetzeskonform elektronisch versenden zu können, benötigen Unternehmen zwei Dinge: Ein für die qualifizierte elektronische Signatur von der Bundesnetzagentur zugelassenes Produkt sowie die Zustimmung der Empfänger. Letztere ist wichtig, da der elektronische Rechnungsversand auch vom Empfänger einiges abverlangt: Er muss sicherstellen, dass das übermittelte, verschlüsselte Dokument im Originalzustand jederzeit überprüfbar ist, das Ergebnis der Signaturprüfung dokumentiert wird und der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung oder Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert wird. Ein E-Mail-Postfach als Speicherort ist angesichts derartiger Anforderungen nicht mehr ausreichend. Stattdessen muss der Empfänger elektronischer Rechnungen ein komplettes elektronisches Archiv betreiben – kein billiges Unterfangen, das sich aber dennoch lohnen kann, wenn dafür etliche Mannstunden für die manuelle Bearbeitung der Rechnungen entfallen. Alternativ gibt es inzwischen aber auch Lösungen, die dem Empfänger erlauben, elektronisch signierte Dokumente rechtskräftig auszudrucken. Wer Rechnungsdaten gerne digital empfangen und weiterverarbeiten, sich aber über deren Archivierung gar keine Gedanken machen will, hat noch eine weitere Möglichkeit: Er lässt sich die Rechnungen per Mail und Post schicken. So ist das Finanzamt zufrieden und die manuelle Bearbeitung inklusive möglicher Fehlerquellen entfällt trotzdem.

Weil die Materie so komplex ist, ist die elektronische Rechnungsstellung bislang noch nicht so weit verbreitet, wie ihr praktisches Potenzial eigentlich nahe legt. Rund 40 Prozent der Unternehmen mit einem Rechnungsvolumen von weit über 2.000 Rechnungen setzen die E-Billing-Technologie bislang nicht ein, schätzt Arnd Hungerberg, VP Global and Channel Sales bei Premiere Global Services, einem Anbieter von On-Demand-E-Billing-Lösungen. Neben Unsicherheiten im Bereich digitaler Signatur schrecken Unternehmen häufig die hohen Investitionskosten ab, die nicht nur durch die Implementierung allgemein, sondern auch im Rahmen einer Umstellung des bisherigen Workflows anfallen – schließlich bricht die Einführung digitaler Rechnungen die seit Jahrzehnten gewohnten Arbeitsschritte unterschiedlicher Abteilungen komplett auf. Darüber hinaus scheitern Unternehmen, die Privatkunden Rechnungen online übermitteln wollen, oft an deren Akzeptanz. Marktstudien gehen davon aus, dass der Anteil der Empfänger digitaler Rechnungen bei Telekommunikationsunternehmen, Stromversorgern und Co. noch im unteren einstelligen Prozentbereich liegen.

Unternehmen zögern, Anbieter preschen vor

Harald Schömburg ermittelte im Rahmen seiner Diplomarbeit „Elektronische Rechnungsstellung – Prozesse, Einsparpotenziale und kritische Erfolgsfaktoren“, dass die meisten Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse heute inzwischen so optimiert haben, dass sie auch ohne elektronische Rechnungsstellung ihre Skontoziele erreichen. Das Thema habe zwar jede Firma irgendwie im Hinterkopf, doch brenne es noch nicht so unter den Nägeln wie andere Prozessoptimierungsvorhaben, die dann den Vorzug erhalten, so sein Fazit.

Auf Softwareanbieterseite indes wächst der Markt kontinuierlich: Waren es im Jahr 2006 noch rund 120 bis 160 Anbieter, die Lösungen zur qualifizierten elektronischen Signatur feilboten, so stieg die Zahl inzwischen auf über 300. Gleichzeitig entstehen erste in die Zukunft gerichtete ERP-Systeme, welche den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung von Anfang an unterstützen. Für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt sich dabei vor allem, auf Software-as-a-Service-Angebote beim elektronischen Rechnungsversand zurückzugreifen. Auf diese Weise sparen sie sich kostspielige Implementierungs-, Migrations- und Schulungsphasen für proprietäre Lösungen. Selbst bei geringer volumigem Rechnungsversand lassen sich bereits im ersten Jahr die Einsparpotenziale des elektronischen Rechungshandlings in vollem Umfang ausschöpfen – vor allem dann, wenn die Unternehmen gleichzeitig die Zertifizierungs- und Signaturverfahren ihres Providers nutzen.

Bei der Wahl des richtigen Partners sollten Unternehmen ihr Augenmerk nicht allein auf den Preis richten, rät Jochen Hoffmann, Steuerexperte und Autor des Blogs E-Billing-Blog. „Viel wichtiger für die Entscheidung sind die Funktionen der Lösung, die Referenzen aus erfolgreich umgesetzten Projekten sowie die Flexibilität des Softwareanbieters“, schreibt er. Die Preisspanne pro signierter Rechnung liege zwischen 12 und 40 Cent, sei jedoch in hohem Maße vom Rechnungsvolumen abhängig und meist individuell verhandelbar.