Über webbasierte Software-Lösungen können Internet-Nutzer in Wort, Ton und Bild miteinander kommunizieren sowie Dokumente aller Art besprechen oder austauschen – mit Kollegen in aller Welt, ohne dafür in Bus, Bahn oder Flieger steigen zu müssen. Dies spart Marktstudien zufolge nicht nur Kosten, die durch die Reisetätigkeiten der Mitarbeiter generiert werden. Auch die durchschnittliche Zeit, die für derartige Meetings aufgewendet wird, sinkt im Web gegenüber realen Meetings von durchschnittlich 60 auf 30 Minuten, hat das Fraunhofer IAO herausgefunden. Und das nicht nur, weil kein Mineralwasser mehr ausgeschenkt werden muss oder der Smalltalk mit dem Nachbarn entfällt, sondern weil die Effizienz der Zusammenarbeit über onlinebasierte Conferencing-Tools nachweislich steigt.
Mehr Einsatzmöglichkeiten als man denkt
Dabei sind die Gelegenheiten, in denen man Webconferencing-Software einsetzen kann, oft vielfältiger als viele Unternehmer auf den ersten Blick meinen. Denn sie eignen sich nicht nur, um große interne Unternehmensmeetings abzuhalten. Auch zwei Mitarbeiter, die eine gemeinsame Präsentation vorbereiten sollen, können über das Web schnell gemeinsam Powerpoint-Folien besprechen. Controller und Geschäftsleitung können gemeinsam über Excel-Sheets mit den aktuellen Geschäftszahlen brüten, ohne sich an einen Tisch begeben zu müssen. Die Verantwortlichen eines Projekts können sich bei ad hoc auftretenden Problemen schnell kurzschließen, ohne erst einen gemeinsamen Meetingtermin finden zu müssen. Die Personalabteilung kann via Web-Conferencing Schulungen verschiedener Abteilungen veranlassen. Oder Marketingleiter und Werbeagentur können schnell die aktuellsten Entwürfe der Werbekampagne besprechen oder ein gemeinsames Brainstorming initiieren.
Doch nicht nur für den internen Gebrauch setzen sich Webconferencing-Lösungen durch. Auch die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunde kann dadurch verbessert werden: So kann beispielsweise ein Helpdesk-Mitarbeiter sich über derartige Weblösungen auf den Desktop seines Kunden begeben und dort direkt das Problem bearbeiten, statt diesem umständlich am Servicetelefon zu erklären, wo im Menü sich der Punkt „Einstellungen“ befindet. Sales-Mitarbeiter können Kunden einen ersten Einblick in die Funktionsweise der von ihnen vertriebenen Produkte gewähren, ohne einen zeitfressenden Vorort-Termin vereinbaren zu müssen - was nicht selten gerade bei der Kaltakquise die Chancen deutlich erhöht, einen Fuß in die Tür des potenziellen Neukunden zu bekommen.
Das Procedere für das Einberufen einer Webkonferenz ist immer gleich: Der Organisator versendet eine E-Mail-Einladung mit einem Hyperlink und dem Zugangscode zur Webkonferenz. Zum Zeitpunkt des Meetings loggen sich alle Teilnehmer in die Webkonferenz ein, wobei die Eingabe des Zugangscodes erforderlich ist. Anschließend sehen die Teilnehmer den Bildschirm des Organisators und können auf dessen PC gemeinsam Dokumente und Applikationen ansehen bzw. nutzen. Während des Meetings kann jederzeit auf den Desktop eines anderen Teilnehmers gewechselt werden. Bei den meisten Webkonferenz-Lösungen kann auch die Maus- und Tastaturkontrolle für den PC, dessen Desktop alle Teilnehmer sehen, kontrolliert zwischen den Teilnehmern umgeschaltet werden.
Bessere Qualität als VoIP
Wer angesichts schlechter Erfahrungen mit webbasierter Telekommunikation via Voice over IP (VoIP) an der Qualität derartiger Webkonferenzen zweifelt, kann sich über kostenlose Demoversionen, die fast alle Anbieter für einen Zeitraum von 30 Tagen anbieten, eines Besseren belehren lassen. Bis zu zehn Personen können über hervorragende Audio- und Videoqualität miteinander konferieren. Verläuft die Kommunikation mehrheitlich in eine Richtung, können gar unzählige Personen an Referaten, Vorträgen oder Präsentationen teilnehmen.
Angesichts drastischer Sparmaßnahmen in Zeiten der weltweiten Finanzkrise werden sich immer mehr Unternehmen den Luxus von realen Geschäftsreisen nicht mehr leisen wollen. Bereits im Jahr 2008 erklärten in einer Studie des Webconferencing-Spezialisten Netviewer 82 Prozent der befragten Geschäftsanwender, dass ihnen Web-Collaboration klare Kosten- und Zeitvorteile bringt. Vor allem bei der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und externen Mitarbeitern machen sich eingesparte Reisen positiv bemerkbar. Während heute bereits 33 Prozent der Unternehmen mit ihren Kunden und Mitarbeitern an entfernten Standorten Webmeetings abhalten, wollen dies künftig 47 Prozent tun.
Amortisation in wenigen Tagen
Das auf Messtechnik spezialisierte Unternehmen Micro-Epsilon mit Hauptsitz im niederbayerischen Ortenburg beispielsweise nutzt Netviewer für Besprechungen und zur Abstimmung mit Kunden und reduziert dadurch ihre Ausgaben für Geschäftsreisen. Innerhalb eines halben Jahres ersetzten Mitarbeiter in der Zentrale 20 Dienstfahrten durch ein Online-Meeting oder eine Web-Präsentation. „Unsere Kunden sind positiv überrascht von dem neuen Tool und freuen sich über die schnelle Unterstützung“, berichtet Günter Schallmoser, Assistent der Geschäftsleitung bei Micro-Epsilon.
Auch das Beratungsunternehmen Malik Management Zentrum St. Gallen (MZSG) setzt ebenfalls auf Online-Kollaboration: Bei einer Distanz von 500 Kilometern summiert sich die Ersparnis aus Tagessatz und Reisekosten schnell auf mehrere Tausend Euro für einen einzigen Termin. Damit hat sich die Jahresmiete von Netviewer in wenigen Tagen amortisiert.
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